1. Rollen onder de AVG
De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij of zij invoert in Besasoft CRM. Besasoft verwerkt deze gegevens uitsluitend als verwerker in opdracht van de klant, tenzij Besasoft voor eigen administratieve of wettelijke doeleinden zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is.
2. Onderwerp en doel van de verwerking
Besasoft verwerkt gegevens om de CRM-dienst te leveren, te beveiligen, technisch te onderhouden, back-ups te maken, ondersteuning te bieden en e-mailfunctionaliteit zoals documentmail, wachtwoordherstel en agenda-herinneringen mogelijk te maken.
De verwerking kan onder meer betrekking hebben op namen, bedrijfsnamen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, factuurgegevens, offertegegevens, opdrachtbonnen, agenda-afspraken, gebruikersaccounts, loggegevens en technische metadata.
3. Instructies van de klant
Besasoft verwerkt persoonsgegevens alleen volgens de instellingen, handelingen en instructies van de klant binnen de CRM-applicatie. Besasoft gebruikt klantgegevens niet voor eigen marketingdoeleinden en verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.
4. Beveiliging
Besasoft neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeveiliging, wachtwoordbeveiliging, gescheiden gebruikersdata, serverbeveiliging, HTTPS, back-ups en beperkte toegang voor beheer en support.
De klant blijft verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van accounts, sterke wachtwoorden, toegangsrechten voor medewerkers en controle van de ingevoerde gegevens.
5. Subverwerkers
Besasoft mag subverwerkers inschakelen wanneer dit nodig is voor hosting, e-mailverzending, back-ups, beveiliging of ondersteuning. De actuele lijst staat op de pagina Subverwerkers. Besasoft blijft verantwoordelijk voor het zorgvuldig inschakelen van subverwerkers.
6. Verzoeken van betrokkenen
Wanneer een betrokkene een verzoek doet tot inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van gegevens, helpt Besasoft de klant voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is binnen de CRM-dienst. De klant blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling en afhandeling van zulke verzoeken.
7. Datalekken
Als Besasoft een beveiligingsincident ontdekt dat gevolgen kan hebben voor persoonsgegevens van de klant, informeert Besasoft de klant zo snel mogelijk via de bekende contactgegevens. Besasoft verstrekt waar mogelijk informatie over de aard van het incident, de betrokken gegevens, genomen maatregelen en aanbevolen vervolgstappen.
8. Geheimhouding
Besasoft behandelt gegevens van klanten vertrouwelijk. Toegang tot klantgegevens vindt alleen plaats wanneer dit nodig is voor beheer, support, beveiliging, wettelijke verplichtingen of op verzoek van de klant.
9. Einde van proefperiode of abonnement
Na beëindiging van de proefperiode of het abonnement kan de klant verzoeken om export of verwijdering van gegevens. Besasoft verwijdert of anonimiseert gegevens binnen een redelijke termijn, tenzij wettelijke bewaarplichten of noodzakelijke administratieve verplichtingen zich daartegen verzetten.
10. Contact
Vragen over deze verwerkersovereenkomst kunnen worden gestuurd naar info@besasoft.nl.
Laatst bijgewerkt: juni 2026.